1Selon la règle des deux pizzas, une réunion ne doit pas compter plus de participants que de parts standard dans deux pizzas moyennes, soit huit personnes. La popularisation de cette règle est attribuée au fondateur d’Amazon, Jeff Bezos, connu pour préférer les petites équipes menant leurs projets de façon créative et décentralisée, comme lorsqu’Amazon était encore une startup. Efficacité prouvée, on dirait…
2Bien sûr, l’objectif n’est pas d’affamer les troupes, ni de faire des économies (quoi que…). Il s’agit de permettre à tous d’exprimer des idées potentiellement intéressantes et de s’assurer que seules les personnes véritablement utiles à un projet sont présentes.
3Cette règle s’appuie sur les travaux de J. Richard Hackman, chercheur à Harvard, qui ont abouti à la conclusion suivante : le nombre optimal de membres pour une équipe projet est compris entre quatre et six. De plus, une équipe de travail ne devrait pas compter plus de dix membres. Pourquoi ? Au-delà de ce nombre, on perd son temps à communiquer au lieu de travailler.
My rule of thumb is that no work team should have membership in the double digits, and my preferred size is six.
J. Richard Hackman
4Ces conclusions sont corroborées par les recherches menées à l’université de Stanford, qui préconisent des réunions limitées à neuf personnes, avec un nombre minimal de cinq. Ce qui correspond bien à la règle des deux pizzas (en supposant qu’il y ait de gros mangeurs…).
5De l’avantage d’être “petit”… Être en comité restreint permet des discussions plus franches et directes, laissant le temps à chacun de présenter ses données et ses arguments. Les décisions sont prises plus rapidement et sur des bases plus solides. En revanche, si le groupe comporte moins de cinq participants, le risque est que le groupe se laisse influencer par les personnalités dominantes. Autre écueil : plus le nombre est restreint, moins on bénéficie de visions et d’apports différents.
6Des désavantages d’être trop “grand”… Un groupe trop important implique des besoins accrus en communication et en coordination, se traduisant par du temps perdu, des erreurs, des malentendus… au détriment du travail lui-même et de la cohésion de l’équipe.
7En pratique :
- Prévenir à l’avance de l’application de cette nouvelle règle, afin que les personnes non invitées ne soient pas vexées.
- Avant de lancer des invitations, considérer qui aura un apport intéressant, un nouveau point de vue, etc.
- Organiser en amont comment les travaux de cette réunion seront communiqués aux personnes qui n’y ont pas assisté.
La leçon à retenir
Les réunions inutiles sont un “hobby” qui coûte “cher” aux entreprises bien sûr mais surtout à ceux qui doivent finir leurs dossiers tard le soir, pour rattraper le temps perdu.
Pour aller plus loin
- Les livres de Richard Hackman
- L’interview de Richard Hackman : Leading Teams: Setting the Stage for Great Performances – The Five Keys to Successful Teams – HBS Working Knowledge
- 7 steps to build strong and effective teams
- L’article originel : WHEN AND HOW TEAM LEADERS MATTER – 1. Richard Hackman and Ruth Wageman
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